Trenger regnskap alltid å være 100 % korrekt
Klart det ville vært topp om regnskapet til enhver tid var 100 % korrekt. I praksis er dette umulig å få til, og uansett koster en slik presisjon mye mer enn den smaker. Forslaget mitt er såre enkelt: Dropp perfeksjon! Slapp av, stress ned og la heller ting være som de er underveis. Perfeksjon må være målet og ikke veien. Vent derfor med å rydde opp i detaljene til tiden definitivt er inne!
Ikke tro at de store bedriftene klarer å presentere korrekte regnskap på andre tider enn når de legger fram kvartals- eller årsregnskap. Det er slike sammenhenger at man går grundig gjennom alle konti og posteringer i regnskapet, og avdekker og rydder opp i feil, foretar justeringer, og bokfører avskrivninger m.m.
For deg som fører regnskapet for en småbedrift, bør du være opptatt av å utføre jobben mest mulig effektivt. Å være effektiv betyr å akseptere at feil faktisk oppstår, og å tillate at uoppdagede feil kan få leve i fred inntil videre.
Det er på helt bestemte og relevante tidspunkter er det så på sin plass å kontrollere for feil. Prioritet nr. 1 må alltid være å kontrollere regnskapet grundig en gang i året. Det er årsregnskapet som er hovedgrunnlaget for både regnskapsplikt og skatteplikt. Derfor legger vi kontrollen til årets slutt. Regnskapet pr. 31.12. skal være korrekt.
Det å kontrollere bokføringen mot et pålitelig grunnlag kalles for avstemming. Du har sikkert hørt om bankavstemming. Bankavstemming går ut på å kontrollere at bokført saldo i hovedbok stemmer med den saldo banken har oppgitt på kontoutdraget på samme dato. Hvis saldoene stemmer, er det sannsynlig at hver transaksjon på bankutskriften har blitt bokført korrekt, og da trenger man ofte ikke gå videre. Ved avvikende saldo i hovedbok, må man gå inn på transaksjonsnivå og se på en og en postering. Du merker av postene i hovedboksutkrift og i kontoutskrift for transaksjonene som er bokført korrekt, og blir sittende igjen med de som skaper forskjellene.
Tilsvarende gjør du for alle andre poster. Salgsinntekter avstemmer du mot liste over årets utgående fakturaer. Samtidig kan du kontrollere at debitorers saldo i følge kundereskontroen stemmer overens med det du mener er korrekt. Finner du avvik, må du finne årsaken til avvikene. Leverandørgjeld skal kontrolleres på samme måte som kundereskontroen. Har du en hovedleverandør med mange fakturaer, kan du med fordel innhente en kontoutskrift for hele året som du avstemmer på nøyaktig samme måte som bankavstemmingen. Ved avvik må du finne ut av hvem som har feilen. Feilen kan ligge hos leverandøren.
Er virksomheten merverdiavgiftsregistrert?
For hver momstermin kan du for ordens skyld sjekke inngående og utgående fakturaer. Utgående fakturaer bør det være enkelt for deg å kontrollere at er fullstendig bokført og ført på riktig MVA-periode. Inngående fakturaer er det litt flere av og de er ført på flere konti. Likevel går det fort å sjekke at mva-kode er lagt inn korrekt og å ta en gjennomgang på alle bokførte fakturaer i perioden. Betalinger trenger du ikke å vurdere her, det er kun fakturaer som påvirker merverdiavgiften. Men hovedregelen gjelder også her: Den grundige gjennomgangen venter du med til årsoppgjøret.
Står virksomheten for lønnsutbetalinger?
Du bør selvsagt sjekke hovedpostene for å sikre at beregningen av lønn, skattetrekk og arbeidsgiveravgift for hver ansatt ikke er feil. På detaljnivå trenger du imidlertid ikke å gå før ved årets slutt. Det går fint å spare innberetning av fri telefon, og andre småting til desember og 6. termin. Da blir lønns- og trekkoppgaven for året riktig og alle blir fornøyd.
Siden kravet til presisjon i regnskapsføringen gjennom året gjelder de store og oversiktlige postene, skal det være mulig for flere å ta hånd om regnskapsføringen selv. Det er ikke sikkert du trenger en ekspert til å bokføre regnskapet ditt. Kanskje klarer du det fint selv? Tenker du allerede i slike baner, men er usikker på om du klarer å takle alle oppgavene rundt årsoppgjøret? Det finnes et gunstig opplegg, tilrettelagt av iExcel AS. Gjennom dette har du muligheten til å teste ut dine evner på regnskapsføring, samtidig som du har trygghet for å få den hjelpen du trenger når du trenger den.
iExcel har faktisk gratisversjoner av sine lønnssystemer, fakturasystemer og regnskapssystemer. Alt er 100 % Excel-basert, noe som gjør at du kan jobbe i et grensesnitt du formodentlig er god kjent med allerede. Bruk lenken til høyre for å komme til iExcel’s nettside.
About the Author Sigurd Renander
Sigurd Renander her, jeg er statsautorisert revisor i iExcel AS, og utvikler den mest fleksible og praktiske programvare for regnskap i mindre bedrifter og organisasjoner. Jeg gir nybegynnere råd og mer avanserte brukere tips slik at de bedre kan lykkes med bokføringen. Systemene er tilgjengelig på www.iexcelbooks.no