Korreksjon av feil

Den beste måten å korrigere tidligere feilførte bilag på, er etter min mening å føre alt som var feil i dette bilaget tilbake med motsatt fortegn. Selv når bare en del av beløpet er feil, bør likevel hele beløpet føres tilbake. Det som skjer da er å nulle ut feilen som ble gjort. Deretter fører du bilaget slik det skulle vært gjort for å bli korrekt.

Eksempel:

På månedsbilag for diverse kostnader 30. juni var det kommafeil som gjorde at taxi-regninger ble bokført med kr. 1870 i stedet for 187.

Hvis bilag nr. 147 datert 30. juni 2009 var ført slik:

  • 6800 Kontorrekvisita            Debet     2. 287   Mva-kode 1
  • 6840 Aviser og tidsskrifter    Debet        155    Mva-kode 0
  • 6940 Porto                           Debet           49    Mva-kode 1
  • 7140 Reiser                         Debet     1.870    Mva-kode 8
  • 2910 Gjeld til aksjonær        Kredit     -4.461

(mva-kodene kan variere fra regnskapssystem til regnskapssystem, og må følge oppsettet der)

…da kan korreksjonsbilaget skrives slik:

Bilag 181 – 1. november 2009

    • «Tilbakeføring av feil beløp i bilag 147»
  • Konto 7140 Reiser                          Kredit             -1.870   Mva-kode 8
  • Konto 2910 Gjeld til aksjonær         Debet              1.870
    • «Fører korrekt bilag vedr. bilag 147»
  • Konto 7140 Reiser                          Debet                 187   Mva-kode 8
  • Konto 2910 Gjeld til aksjonær         Kredit                -187

Som du ser, sørger første delen av korreksjonsposteringen for at den feilførte posteringen i bilag 147 blir reversert og nullstilt. Nullstillingen gjelder hele beløpet på alle konti som er involvert, herunder merverdiavgiften.

Korreksjoner skal ALDRI skje ved å gå inn og endre på selve det feilførte bilaget. Det er både ulovlig og uhensiktsmessig, og heldigvis har de fleste regnskapssystemer en sikkerhetsfunksjon som forhindrer at bokførte bilag kan endres. Du kan jo tenke deg selv hvilket kaos som ville oppstått når offentlige oppgaver og regnskapsrapporter pr. 30.6 plutselig ble helt feil og måtte korrigeres, og at feilen deretter fikk dominoeffekt på senere perioder.

Moralen er altså denne: Det som engang har blitt bokført, skal forbli bokført nøyaktig slik det ble bokført. Alle korreksjoner skal vært gjort gjennom korreksjonsbilag som bokføres så raskt som mulig etter at feil er avdekket, og i den perioden som er aktiv for bokføring på det tidspunktet.

Utstedelse og bokføring av kreditnota kan godt inneholde de samme elementer av god arbeidsmetodikk. Det blir enklere og mer oversiktlig om hele de varelinjene som har feil blir tilbakeført/kreditert, og at de deretter skrives på nytt på korrekt måte. Om det siste skal skje i en ny faktura, avhenger av om kunden forventes å betale den første fakturaen. I de fleste tilfeller anbefales å ha en ren kreditnota som korrigerer tidligere feilfakturering, og så en ny faktura hvor alt er korrekt. Dateringen av kreditnotaen og den nye fakturaen skal være på samme dato.

About the Author Sigurd Renander

Sigurd Renander her, jeg er statsautorisert revisor i iExcel AS, og utvikler den mest fleksible og praktiske programvare for regnskap i mindre bedrifter og organisasjoner. Jeg gir nybegynnere råd og mer avanserte brukere tips slik at de bedre kan lykkes med bokføringen. Systemene er tilgjengelig på www.iexcelbooks.no

Leave a Comment:

9 comments
Add Your Reply