ENKLERE REGNSKAP : Bygg ditt regnskap slik du legger et puslespill
Å føre regnskap har veldig mye til felles med å bygge byggesett eller å legge puslespill. Det er mye enklere enn du tror, og like morsomt som det er enkelt. Bokføring er ikke mye mer enn et antall bilag som skal bokføres slik at regnskapet blir fullstendig og korrekt. Oppgaven er å finne frem alle brikkene for deretter å sette de på riktig plass.
Regnskapsbilagene er som brikker i et puslespill. Du skal ha kun en brikke av hver, du skal ikke blande inn brikker fra andre puslespill, og du skal ikke mangle noen brikker. Overført til regnskap betyr dette at: Du skal kun ha ett av hvert bilag (i.e. originalbilaget), ikke ta med bilag tilhørende andre selskaper, og alle bilagene til selskapet må være med. Høres dette vanskelig ut? Neida, og husk at denne oppgaven er nøyaktig den samme om du bruker ekstern regnskapsfører. Tar du regnskapsføringen selv får du glede av den oversikten du skaffer deg gjennom å håndtere bilag og gjøre de klar for bokføring.
En ting som er veldig positivt med regnskap, er at det finnes så mange måter for å oppdage feil. Problemet med de fleste regnskapssystemer er at det å korrigere feil ofte er plundrete. Tenk hvis du fikk lov å gjøre feil uten konsekvenser og at du kunne prøve-og-feile så mye du ville. Da ville puslespill-tankegangen gjøre det morsomt for deg å føre regnskap. Tradisjonelle regnskapsprogrammer – både webbaserte regnskapssystemer og de som er installert på harddisken – har innebygget en rekke sikkerhetsprosedyrer som krever blant annet at du må lage korreksjonsbilag. Du kan ikke endre bilag som er bokført. Sikkerhet er viktig, men for småbedrifter hvor det meste er veldig oversiktlig og ordentlig blir det rigide sikkerhetsregimet som å skyte spurv med kanoner. Det finnes ikke regnskapsprogammer for småbedrifter, annet enn iExcel Regnskapsbok Pro, som gir deg frihet til å føre regnskap like enkelt og morsomt som om det var et byggesett eller puslespill.
Det å ikke være regnskapsekspert kombinert med de tekniske begrensninger og et rigid oppsett i regnskapsprogrammene, hindrer mange oppegående og smarte folk fra å ta hånd om regnskapet selv. Hadde de funnet et regnkapssystem hvor de kunne prøve og feile og til slutt få satt alt på plass, så ville mange valgt å forsøke. Denne muligheten eksisterer. Selskapet iExcel AS tilbyr medlemskap som gir muligheter for å bygge opp kompetanse gjennom prøving og feiling. I tillegg får medlemmene tilgang på kompetanse og opplæringsressurser. Siden systemene til iExcel er laget i Excel-regneark, har brukerne også tilgang på en usannsynlig mengde med ressurser på Internett.
iExcel har et konsept som gir styrke nok til folk i småbedrifter slik at de kan klare seg selv. Gjennom sine fri og fleksible regneark-løsninger for regnskap, lønn og faktura, kan alle med grunnleggende intelligens og ferdigheter få til å bygge sitt regnskap, sette sammen sine lønninger eller å pusle sammen en faktura. For alle tre områdene finnes det en fasit – ett sluttresultat som er det endelige riktige resultatet. For alle programmene gjelder følgende: Du lager en kladd, du sjekker om resultatet i rapport-arkene blir riktig og du sjekker om det har kommet opp noen feilmeldinger. Hvis noe viser seg å være feil, så foretar du endringer som du tror er riktige. Deretter kontrollerer du rapportene igjen. Denne prosedyren gjør du helt til du er fornøyd med resultatet.
Fasiten du søker for regnskap er i hovedtrekk denne:
Saldobalanse og reskontroer må stemme , og for de med merverdiavgift så må den beregnes riktig. Kontroller du kan utføre er: a) at saldobalansen går i null (balanserer), b) at hovedbokskonto 1500 Kundefordringer stemmer med summen av kundekonti, c) at hovedbokskonto 2400 Leverandørgjeld stemmer med summen av leverandørkonti, d) At bankkonti har bokført saldo stemmer med bankutskrift, e) at bokførte fordringer og gjeld stemmer med kontoutskrift fra finansinstitusjon o.l., f) at mva-kode er lagt inn konsekvent på de ulike konti hvor merverdiavgift skal beregnes, g) at hver enkelt reskontrokonto for kunder har debetsaldo og at denne kommer fra nyere salgsfakturaer, h) at hver enkelt reskontrokonto for leverandører har kreditsaldo, og at denne stammer fra nyere fakturaer som er mottatt, i) at bokførte inntekter stemmer med grunnlag (sum fakturaer, innbetalinger fra nettbutikk, kassaoppgjør o.l.).
Fasiten du søker for lønn er denne:
Lønn og skattetrekk må være beregnet riktig. Sjekk lønnsslipper før lønn betales ut. (Skriv alltid ut lønnsslipper og andre rapporter til papir (evt. pdf), og oppbevar disse i en egen mappe, slik at du kan ha full kontroll også senere)
Fasiten du søker for faktura er:
Er alle opplysningene i innlagte faktura riktig? (Skriv alltid ut fakturaer og purringer til papir (evt. pdf) som du oppbevarer samlet i egen mappe. Du bør ha gjenpart av alt du sender dine kunder).
Som du forstår så er det ikke så vanskelig for deg å vite hvordan din faktura skal være, eller hva som skal stå på lønnsslippen til en ansatt. Dette er oppgaver som du i hvert fall bør kunne ta hånd om selv. For regnskap er det noe mer som kan gå galt, men heldigvis så trenger ikke regnskapet å være 100% korrekt til enhver tid. Det er ingen katastrofe å la småfeilene du gjør i februar, vente med å bli oppdaget og korrigert før i desember etter at du har tatt en grundigere kontroll. Faktisk så er det mer rasjonelt å akseptere småfeil underveis og vente med korreksjoner til du har tatt en samlet vurdering.
iExcel gir deg en genial fordel, siden en svært rimelig medlempris gir deg tilgang til fornuftige verktøy som er laget for ikke-eksperter, men som eksperter også har et stort utbytte av. Bruken av iExcel’s Excelfiler (Arbeidsbøker) får deg raskt opp på et nivå hvor du er selvhjulpen og hvor ting går raskere og enklere. Deres steg-for-steg metodikk er som skapt for behovene i små bedrifter og foreninger.
For å bli medlem av iExcel og dra nytte av fordelene med konseptet gå til deres nye nettsider: http://www.iexcelbooks.no
About the Author Sigurd Renander
Sigurd Renander her, jeg er statsautorisert revisor i iExcel AS, og utvikler den mest fleksible og praktiske programvare for regnskap i mindre bedrifter og organisasjoner. Jeg gir nybegynnere råd og mer avanserte brukere tips slik at de bedre kan lykkes med bokføringen. Systemene er tilgjengelig på www.iexcelbooks.no