Bokføring

Bokføring er enkelt når man først forstår de grunnleggende sammenhenger. Her i denne artikkelen kan du lese om bokføringens grunnleggende oppbygging, sagt på en enkel måte. Husk at hvis du klarer å bokføre følgende tre transaksjonstyper, klarer du å bokføre ca. 90 % av transaksjonene i et normalt regnskap.

  • Utgående fakturaer
  • Inngående fakturaer
  • Bank (innbetalinger og utbetalinger)

 

Transaksjoner

Bokføring er ikke annet enn registrering av transaksjoner. Transaksjoner er, i de fleste tilfeller, enten en ensidig overføring av en ressurs fra en part til en annen, eller en tosidig utveksling av en ressurs. Eksempel på transaksjoner:

  • Opptjening av lønn
  • Utbetaling av lønn
  • Salg av vare (til kunde)
  • Kjøp av tjeneste (fra leverandør)
  • Betaling til leverandør
  • Betaling til kunde
  • Nedbetaling på lån
  • Overføring fra en bankkonto til en annen

Bilag

Til alle transaksjoner finnes det dokumentasjon. Regnskapslovgivningen stiller krav til hvordan dokumentasjonen skal være. Slik dokumentasjon kalles regnskapsbilag (eller bare bilag), og skal i utgangspunktet være på papir. Det er krav om at bilagene skal nummereres og arkiveres i nummerrekkefølge.

Man må ha et bilag for alle transaksjoner i en virksomhet. Det kan være praktisk å samle alle bilagene i en ringperm, og bokføre de for 2 og 2 måneder i slengen.

Det er viktig å ha ett og bare ett eksemplar av bilag for hver transaksjon. Å bokføre et bilag dobbelt, kan være like ille som å ikke bokføre bilaget.

Bokføring av enkle bilag

Et bilag har 2 sider (bokstavelig talt). Det er viktig å forstå transaksjonenes 2 sider, og lære seg hvordan begge skal bokføres på en riktig måte.

Salgfakturaens 2 sider

  • Salgsfaktura gir økte inntekter (kreditpost)
  • Salgsfaktura skaper en kundefordring frem til betaling har skjedd (debetpost)

Kjøpsfakturaens 2 sider

  • Kjøpsfakturaen gir økte kostnader (debetpost)
  • Kjøpsfakturaen skaper en leverandørgjeld frem til betaling skjer (kreditpost)

Kundeinnbetalingens 2 sider

  • Kundeinnbetalingen øker saldo på bankkontoen (debetpost)
  • Kundeinnbetalingen nuller ut kundefordringen for denne faktura (kreditpost)

Leverandørbetalingens 2 sider

  • Leverandørbetalingen reduserer saldo på bankkontoen (kreditpost)
  • Leverandørbetalingen nuller ut leverandørgjelden for denne fakturaen (debetpost)

Lønnsutbetalingens 2 sider 

  • Lønnsutbetalingen er en kostnad (debetpost)
  • En del av lønnsutbetalingen går ut av banken (kreditpost)
  • En del av lønnsutbetalingen er skattetrekk som gjeld inntil den blir betalt (kreditpost)

Selv om lønnsutbetalingen føres over 3 rader, kan fortsatt se på bilaget som at det har 2 sider. De to kreditpostene vil til sammen være på nøyaktig samme beløp som debetposten på den andre siden. Siden vi bruker MINUS-tegn for KREDIT-poster, får vi for hvert bilag følgende formel:

DEBETpostering – KREDITpostering = 0,00

I mange tilfeller kan et bilag bokføres over 1 bilagslinje. Dvs. man fører BELØP og DEBETKONTO og KREDITKONTO på samme bilagslinje i regnskapssystemet.

Bilag som føres over flere bilagslinjer

I noen tilfeller, som for lønn, må man bruke flere bilagslinjer. Et enkelt lønnsbilag kan f.eks. bokføres slik:

  • Debet konto 5000 Lønn + 1000
  • Kredit konto 1910 Bank – 800
  • Kredit konto 2600 Skyldig skattetrekk     –  200

Men siden denne transaksjonen også fører til at man får plikt til å betale arbeidsgiveravgift, må også arbeidsgiveravgift bokføres. Dens 2 sider består i økt kostnad (debet) og økt gjeld (kredit). Det er også vanlig å bokføre feriepengeavsetning for hver lønnsutbetaling, og arbeidsgiveravgift av feriepenger. Disse postene bokføres slik:

  • Arb.giver avgift kr.  141 Debet 5400 Arb.g.avg (kostnad) /Kredit 2770 Arb.g.avgift (gjeld)
  • Feriepenger kr.  102 Debet 5210 Feriepenger (kostnad) /Kredit 2930 Pål. feriepenger (gjeld)
  • AGA av FP kr.  14 Debet 5400 Arb.g.avg (kostnad) /Kredit 2780 Pål. Arb.g.avgift (gjeld)

Siden det er krav om at skattetrekksmidler skal oppbevares på separat bunden bankkonto, må også den transaksjonen bokføres. Det kan skje som endel av samme bilag som lønnsutbetalingen, eller det kan skje med bakgrunn i bankutskriften eller separat bilag for denne betalingen. Uansett vil denne transaksjonen se slik ut:

  • Overføring mellom bankkonti:   Kr. 200   Debet 1950 Bank skattetrekk / Kredit 1910 Bank

Bankinnskudd er en eiendelskonto. Kontoen som får økt saldo skal debeteres, mens kontoen som får redusert saldo skal krediteres.

Hvis ditt regnskapssystem er iExcel Regnskapsbok Premium og virksomheten er mva-registrert, kan du bokføre inngående og utgående fakturaer på kun 1 bilagslinje, selv om merverdiavgiften skal skilles ut fra bruttobeløpet. Dette er fordi systemet tar hånd om mva-bokføringen ved hjelp av den mva-koden du setter inn. Bokføringen skjer slik:

  • Utgående faktura varesalg  kr.  12500  Debet 1500 Kundefordringer  /Kredit  3000 Varesalg    MVA-kredit kode = 3     Reskontro 101 Kunde Alfa AS

Denne bilagslinjen håndteres i regnskapssystemet på denne måten:

  • Debet konto 15oo Kundefordringer  og reskontro 101 Alfa AS  kr. +12500
  • Kredit konto 3000 Salgsinntekter avgiftspliktige  kr.  -10000
  • Kredit konto 2710 Utgående merverdiavgift 25 %  kr.  -2500

Bruk av MVA-koder er en av måtene iExcel Regnskapsbok Premium bidrar til effektiv bokføring. En annen måte er standard bilagsmaler.

Standard bilagsmaler gir automatisk bokføring

iExcel Regnskapsbok Premium gjør det enkelt å bokføre bilag på en konsistent og riktig måte. Hvis standard bilagsmaler er satt opp og blir brukt på en korrekt måte, er det bare å taste inn bilagskode 10 for transaksjonen ovenfor, og kontonumrene blir registrert automatisk. Da trenger du bare å legge inn dato, beløpet på kr. 12500 og 101 som reskontronummer.

Standard bilagsmaler leder deg til å bokføre raskt og riktig.

Kanskje finner du ut at du ikke har det behovet for ekstern regnskapsfører som du har trodd, siden det er så enkelt å bokføre regnskapet selv.