Reduser antall bilag i regnskapet!
Det er ingen vits å ha veldig mange bilag i regnskapet når bare ett eneste bilag kan gjøre samme nytten. Et eksempel på det er når det gjelder bokføring av banktransaksjoner.
Månedlige bankutskrifter i dag har mer enn nok opplysninger til at det kan være et komplett bilag i seg selv. Så lenge utskriften har opplysninger som viser hvem som har betalt inn beløp på bankkontoen, eller hvem som har mottatt utbetalingene fra bankkontoen, så trenger vi ikke lenger å spare på hver individuelle kvittering.
Hva gjør vi i stedet? Jo, vi lar rett og slett bankutskriften være ett bilag, og det får så mange bilagslinjer som det finnes ikke-bokførte transaksjoner på det. Det eneste du må passe på er at allerede bokførte transaksjoner ikke blir bokført en gang til.
Under bokføringen av bankutskriften (bilaget) så kan du først merke av de inn- og utbetalingene som allerede er bokført. Deretter kan du ta for deg inn- og utbetalinger til kunder og leverandører, og notere reskontronummeret på bilaget. Til slutt så tar du for deg andre inn- og utbetalinger og noterer ned hovedbokskontoen de skal gå til.
Motkontoen til alle disse posteringene, er selvsagt kontonummeret til bankkontoen. Hvis dette er konto 1910, så skal innbetalinger debeteres 1910 (dvs. innbetalinger fra kunder skal ha kredit konto 1500 og kundereskontro). For utbetalinger blir bokføringen kredit konto 1910. Dvs. at utbetalinger til leverandører skal debeteres 2400 og leverandørreskontro.
Alle inn- og utbetalinger tar du og bokfører med datoen som banken har i kontoutskriften. Da kan du søke opp beløpet senere.
Kan du får bankutskriten på Excel, som csv-fil eller annet format som kan leses av Excel? Det vil være en stor fordel (som man faktisk bør kunne kreve av banken sin nå i 2013). Du kan da lage et Excel-regneark hvor du tilpasser dataene slik at de kan kopieres og limes inn i iExcel Regnskapsbok Premium. Dette er et regnskapsprogram som er laget i Excel-regneark, som du kan bruke for å tilpasse bilagene dine og kontere de før du oversender de til regnskapsfører eller fører inn i ditt regnskapsprogram.
Har du en liten virksomhet kan iExcel Regnskapsbok Premium være ditt eneste regnskapssystem.
iExcel Regnskapsbok Premium koster bare kr. 990 + merverdiavgift i året og gir deg svært rasjonell og fornuftig måte å tenke regnskap på. Kanskje ønsker du å bruke systemet til å lære deg regnskap, kanskje ønsker du å bruke det til å kontere bilag for å bli ført inn i eget eller regnskapsførers regnskapsprogram, eller kanskje ønsker du å teste dine ferdigheter. Prisen for systemet er betydelig lavere enn et regnskapskurs, og du tjener for inn igjen kostnaden ved at regnskapsfører får klarere indikasjoner på hvordan du vil ha bilagene bokført.
På samme måte som for bankutskrifter, bør du også kunne få dine systemer som håndterer kassaløsninger, fakturering og nettbutikk mv. til å levere transaksjonsrapporter som kan leses av Excel. Da kan du lage en «bro» fra disse løsningene som gjør at du kan bruke KOPI – LIM INN (verdier) og få bokført alle månedens transaksjoner i løpet av 1 minutt.
Også i disse tilfellene blir det slik at en måneds transaksjoner kommer på bare 1 bilag.
Det kan være lurt å tenke litt over hvordan man kan jobbe raskere og mer effektivt. Det er helt sikkert at det for mange ikke lønner seg å pådra seg kostnadene ved kostbare integrerte løsninger, når man så fint kan bruke Excel og iExcel til å lage sine egne overføringer. Det gir dessuten bedre oversikt og kontroll når man bruker et lite minutt med Copy-Paste.
Les mer om iExcel på http://www.iexcelbooks.no
About the Author Sigurd Renander
Sigurd Renander her, jeg er statsautorisert revisor i iExcel AS, og utvikler den mest fleksible og praktiske programvare for regnskap i mindre bedrifter og organisasjoner. Jeg gir nybegynnere råd og mer avanserte brukere tips slik at de bedre kan lykkes med bokføringen. Systemene er tilgjengelig på www.iexcelbooks.no