Hvordan korrigere feil med et nytt bilag?
Den beste måten for korreksjon av bilag
Når du skal korrigere et tidligere feilførte bilag, er den beste måten først å føre tilbake 100 % av det som var feil. Det betyr å føre beløpet tilbake med motsatt fortegn gjennom at debet byttes ut med kredit og omvendt. Det er viktig at mva-kodene også blir med på samme måte. Det som skjer her å nulle ut feilen som ble gjort for å starte med blanke ark. Etter at feilen er nullet ut, skal så den feilførte delen av bilaget føres på nytt på en korrekt måte, slik det skulle vært gjort første gang.
Eksempel – Korreksjon av feil beløp
Eksempelet nedenfor viser et diversebilag med bilagsnummer 147 som er bokført med feil beløp kr. 1.870,00 mens korrekt beløp skulle vært 187,00. Feilen oppdages først i november. Siden beløpet inneholder merverdiavgift og gjelder en mva-termin hvor mva-meldingen allerede har blitt sendt inn, tas korreksjonen på den første dagen i åpen mva-termin, dvs. den 1. november.
Kommentarer til bildet nedenfor:
Nr. 1) Her vises bokføringen av beløpet på kr. 1.870 på konto 7140 Reisekostnad, ikke oppgavepliktig med mva-kode 13. Motposteringen er til kredit på konto 2910 Gjeld til aksjonær (som også har blitt godskrevet de andre utleggene). Nr. 2) Her tilbakeføres hele den opprinnelige posteringen som hadde feil.Nr. 3) Nå som opprinnelig bokføring har blitt nullet ut, kan den registreres på nytt med korrekt beløp.
Kostnadskontoen (konto 7140) viser dette resultatet
På konto 7140 fremkommer beløpene netto eks. merverdiavgift. Det går tydelig frem av bilagsteksten og «ref.»-teksten hva bilag 181 gjelder og at det foregår en tilbakeføring av tidligere bilag 147 og deretter registrering av korrekt beløp.
Aksjonærens konto (Konto 2910) viser dette resultatet
På konto 2910 fremgår de beløp aksjonæren skal godskrives for sine utlegg. Beløpet har blitt redusert med fra kr. 4.461 til kr. 2.778. Også her viser bilagstekstene at bilag 181 er en korreksjon av bilag tidligere bilag 147.
Konto for inngående merverdiavgift, lav sats (Konto 2723) får automatisk bokføring
Merverdiavgiftskoder styrer bokføringen av merverdiavgift og påvirker hvilke tall som kommer i mva-meldingen for hver termin. Det er viktig å sette mva-koden riktig i korreksjonsbilaget for å få korreksjonen riktig også for merverdiavgiften. Det er enkelt å kontrollere dette gjennom å se på kontoutskriften for konto 2723:
Alle bildene i eksempelet er laget i det jeg opplever som Norges beste regnskapsprogram for småbedrifter, nemlig iExcel Regnskapsbok Premium.
Konklusjon:
Gjennom å dele opp korreksjoner i to på måten vist ovenfor, får du et mer oversiktlig regnskap som viser veldig klart hva feilene er, og hva som er riktig føring. Alternativet – å bokføre differansene mellom feil og korrekt beløp på en bilagslinje – er ikke i nærheten av å gi samme gode informasjon.
About the Author Sigurd Renander
Sigurd Renander her, jeg er statsautorisert revisor i iExcel AS, og utvikler den mest fleksible og praktiske programvare for regnskap i mindre bedrifter og organisasjoner. Jeg gir nybegynnere råd og mer avanserte brukere tips slik at de bedre kan lykkes med bokføringen. Systemene er tilgjengelig på www.iexcelbooks.no