Leave a Comment:
1 comment
Bilag – dato, nummer, serier og sortering
Mange lurer på hvordan det er lurt å systematisere bilagene. Noen mener det er bra å ha flere bilagsserier, alt avhengig av type bilag. Det finnes til og med regnskapsprogram som krever at brukeren deler inn alle bilag i bestemte kategorier. Vet ikke helt om Mamut fortsatt sverger til et slik system, men det skulle ikke forundre meg.
Siden jeg alltid er tilhenger av størst mulig forenkling i småbedrifter, støtter jeg ikke et system med ulike bilagsserier. Det beste og enkleste er å bare ha en bilagsserie som brukes for alle typer bilag. Du får da bare en perm med bilag som du trenger å forholde deg til (evt. flere ved behov). Du trenger faktisk ikke ha så godt system i bilagene når du har et regnskapssystem som holder track på det som er bokført. Trenger du å finne frem til et bilag, går du bare inn i hovedbok eller bilagsjournal eller en annen regnskapsrapport som har de opplysningene du ønsker. Her i regnskapsrapporten finner du frem til bilagsnummeret, og dette er alt du trenger for å finne bilaget. Så hvorfor bruke tid og energi på å lage dobbelt sett med systemer når regnskapssystemet faktisk holder i massevis?
Det som bør være viktig for deg er å innordne selve bilagsregisteringen på en måte som gjør at den går raskt unna. Her går det an å effektivisere stort gjennom å systematisere bilagene. Men da blir det snakk om en helt annen systematikk, hvor effektiv registrering av bilag er det eneste formålet. Siden det er mest effektivt å bokføre bilag av samme type når de ligger i fortløpende rekkefølge, bør man samle bilag i grupper. Det er svært viktig å bokføre bilag i rett merverdiavgiftsperiode. Bruker vi mva-periode 3 (mai-juni) som eksempel, bør inndelingen gjøres slik.
- Alle utgående fakturaer for mai og juni etter fakturanummer
- Alle inngående fakturaer for mai og juni i vilkårlig rekkefølge
- Alle diversebilag for mai og juni
- Lønnsbilag for mai og juni
- Bankutskrift for mai og bankutskrift for juni (dette er bilag for alle inn- og utbetalinger som går over bank)
- Spesielle bilag og korreksjonsbilag for mai og juni
- Mva oppgjør (alltid siste bilag i perioden, før den låses for flere føringer)
Det er altså min anbefaling å bokføre inn- og utbetalinger med utgangspunkt i kontoutskrift som bilag. Som underbilag må man legge ved innbetalingsbilag/utbetalingsbilag for de betalingene hvor kontoutskriften ikke gir nok opplysninger. I dag inneholder vanligvis kontoutskriftene nok opplysninger.
Det kan virke som denne sammenblandingen av mai og juni bilag kommer til å gi et kaotisk resultat. Dette er ikke tilfelle, så lenge man legger inn riktig dato på hver bilagslinje. Da kan man få ut regnskapsrapporter på periodenivå, og avstemming av bankkonti pr. 31. mai er lett å utføre selv om juni bilag er bokført innimellom. På rapportene blir juni-bilagene filtrert vekk.
Datering av bilag er viktig å gjøre riktig. Dette gjelder i hvert fall for de regnskapssystemer som utelukkende bruker dato til å angi bokføringsperiode. Gratisprogrammet iExcel Model Regnskap er et av regnskapsprogrammene som er innrettet på denne måten. Dateringen gjøres slik:
- Fakturaer (inngående og utgående) = Fakturadato
- Diversebilag, spesielle bilag og korreksjonsbilag = Dateringen på bilaget (datert gjerne siste dag i måneden)
- Lønn = Dato for lønnsutbetalingen
- Inn- og utbetalinger = Hver betaling skal ha bokføringsdato lik dato på bankutskriften
- Merverdiavgiftsoppgjør = Siste dag i mva-perioden
Hvis et bilag skulle vært bokført i en mva-periode som er avsluttet, skal det legges inn med bokføringsdato på første dag av inneværende bokføringsperiode.
Summa summarum: Bilag skal alltid ordnes slik at de kan bokføres raskest og enklest mulig. Regnskapsrapporter (skjerm/papir) brukes etter bokføring til å finne frem til ønskede bilag. Det spiller ingen rolle hvor i bilagspermen bilagene ligger, eller i hvilken rekkefølge de har.
I løpet av juni 2010 lanseres iExcel Model RegnskapsKURS. Dette kurset vil være tettpakket med gode råd og tips for effektiv og enkel regnskapsføring, og praktisk bruk av iExcel Model Regnskap, og anbefales på det varmeste.
Oslo, 31. mai 2010 Sigurd Renander statsautorisert revisorAbout the Author Sigurd Renander
Sigurd Renander her, jeg er statsautorisert revisor i iExcel AS, og utvikler den mest fleksible og praktiske programvare for regnskap i mindre bedrifter og organisasjoner. Jeg gir nybegynnere råd og mer avanserte brukere tips slik at de bedre kan lykkes med bokføringen. Systemene er tilgjengelig på www.iexcelbooks.no