Regnskap i foreninger, klubber og lag

Visste du at det er over 120.000 foreninger, klubber og lag i Norge? Hvert år blir det lagt ned en formidabel innsats av de tillitsvalgte som bruker sin fritiden på de ulike meningsfylte aktivitetene. I utgangspunktet omfattes ikke noen foreninger, klubber og lag (heretter bruker jeg samlebetegnelse foreninger) av regnskapsplikt etter loven. Regnskapslovens §1-2 bestemmer at økonomiske foreninger har regnskapsplikt. I tillegg har andre foreninger regnskapsplikt om de har eiendeler med verdi over 20 mill. kroner eller over 20 ansatte. Stiftelser skiller seg ut, i og med at stiftelser alltid skal følge regnskapslovens regler for bokføring og årsregnskap, i tillegg til at de har innsendingsplikt til regnskapsregisteret.

Foreningers regnskapsføring er dermed underlagt foreningens egen beslutning/vedtekter, evt. vedtektene i et overordnet organ (f.eks. landsforbund) som foreningen er medlem i. Det må være opplagt at det også er god foreningsskikk å bokføre og avlegge regnskap i foreninger, og at det er styrets ansvar at dette blir gjort. At de fleste foreninger også har vedtektsfestet krav til å velge revisor understreker at regnskap blir tatt på alvor. Det er heller ikke noe krav til å velge registrert eller statsautorisert revisor i forneninger. Ofte sier vedtektene at revisor skal velges blant medlemmene. Ut fra revisors rolle, som er å kontrollere forvaltningen (dvs. styre og administrasjon), sier det seg selv at vedkommende må være uavhengig i forhold til de personene han/hun skal kontrollere. At revisor har regnskapskompetanse bør også være et viktig kriterium.

Undertegnede har selv vært medlem av en forening (Junior Chamber International)  i mange år og bekledt ulike roller, som bl.a. styreformann og kasserer. Min erfaring er at det er en fordel om foreningen kan beholde samme type regnskapssystem uavhengig av hvem som er kasserer. Det er ingen fordel å skifte system hver gang man skifter kassererer. Historikken er viktig. Det å beholde historikk gir grunnlag for «Best Practice» løsninger, og gode ting kan forsvinne veldig raskt i et unødig skifte av regnskapssystem. Min anbefaling til styrets formann er å aldri tillate skifte av regnskapssystem uten at dette har svært gode grunner som også er langsiktige.

iExcel AS tilbyr gratis regnskapsmodell i Microsoft Excel regneark i tillegg til fakturamodell med medlemsregister, kunderegister og leverandørregister. Alt dette er svært godt fungerende hjelpemidler som attpåtil er gratis. iExcel kommer i starten av 2010 til å lansere online-kurs som vil gi solid opplæring i grunnleggende regnskapsføring, Excel og bruken av selve applikasjonen. Prisen på opplæringen vil være svært gunstig i forhold til konkurrentene, og totalpakken gir virkelig valuta for penga.

Både de gratis Excel-modellene og kursene blir å finne på www.iexcelbooks.no.

Med vennlig hilsen

Sigurd Renander

Statsautorisert revisor

About the Author admin

Leave a Comment:

10 comments
Sissel Sunde says 24. oktober 2011

Hei. De fleste foreninger velger kasserer blant egne medlemmer, og regnskapskunnskap og ikke minst -forståelse kan være så som så. Finnes det noen retningslinjer for en stakkars kasserer utover det å legge inn bilagene i et regnskapsprogram? Jeg tenker på sånne ting som at to skal skrive under bilag når vedkommende tar imot penger fra utlodninger, kaffeservering osv. I hvllken grad skal offentlige midler spesifiseres i regnskapet. Hva skal de legge ved regnskapet når det sendes til revisor; medlemslister, kursdeltagere, all dokumentasjon som går til skattemyndighetene vedr. kurslærere/ansatte? Og hvordan synliggjør man dugnadsinnsas i prosjektsøknader og -regnskap? Dette finnes sikkert – men hvor? VEldig glad for svar. Sissel

Reply
Sigurd Renander says 24. oktober 2011

Som sterkt involvert i iExcel-konseptet, vil jeg gjerne trekke frem fordelene ved Excel og samarbeid. Det finnes altfor mange retningslinjer i verden, men altfor få som passer til små foreninger. Mine synspunkter er basert på sunn fornuft og lang erfaring, i tillegg til det som er systematisert og samlet i iExcel’s arbeidsbøker.

Excel finnes på mer enn 90% av alle datamaskiner som brukes i jobb. Det går også an å bruke andre regnearkprogrammer til slike enkle ting. Jeg ville laget et regneark for slike tilstelninger som du nevner, hvor man noterer ned antall solgte av hver vare. Dette kan godt være på papir i utgangspuktet, og bør signeres av to personer som på forhånd er valgt ut til å ta hånd om salgsoppgjøret.

Tallene fra oppgjøret kan deretter legges inn i et Excel-regneark som er bygget opp tilsvarende. Formler kan foreta alt av utregninger og man kan også legge inn kontonummer på selve skjemaet, slik at bokføringen skjer korrekt og dette kan utgjøre et bilag. Veksel + Kontante inntekter – kontante utgifter = Kontantbeholdning etter arrangementet. Kontantene bør settes inn i bank uavkortet og så raskt som mulig. Alle inntekts- og kostnadspostene bør være med. Her ville jeg stiftet ved det signerte papirskjemaet. Det vil trolig være bedre med papirskjema med manuell summering i ditt tilfelle, fordi dere får noe å signere på, og dobbeltsjekket summeringene i Excel.

Kravet til spesifikasjon i regnskapet varierer sterkt ut fra formål, situasjon etc. Den beste rettesnoren du kan få er å tenke på de som skal bruke regnskapet. Hvilke behov har de for opplysninger. Alt trenger ikke å fremgå av resultatregnskapet og balansen, og det er ofte vanlig å ha spesifikasjoner og tilleggsopplysninger i noteopplysninger i stedet.

Det blir litt for stort emne å ta dokumentasjonen til skattemyndighetene. Kanskje du kan alliere deg med kassereren i en søsterforening, for å få nye innspill og noen andres tanker og erfaringer…? På http://www.skatteetaten.no ligger det mye nyttig informasjon og verktøy.

Synliggjøring av dugnadsinnsats kan gjøres f.eks. ved å lage oppstilling i noteopplysning som viser antall timer på de ulike prosjektene ganget med en timesats på f.eks. kr. 100.

Bruk Excel til å legge inn opplysninger på en strukturert og fornuftig måte. Da blir det mye enklere for en som skal hjelpe deg å kunne gjøre dette raskt og effektivt. Da blir det enklere å be om hjelp også, fordi den som kan hjelpe vet at dataene er samlet og systematisert.

Excel er nøkkelen til forbedringer. Hvis lærer dere å bruke Dropbox og legger alle Excel-filene i underkatalog til Dropbox-katalogen, så kan flere dele filene (kan dele enkeltfiler eller hele kataloger) og få de automatisk oppdatert ved endringer. I tillegg får dere automatisk backup, noe som er viktig. Dropbox er gratis inntil 2 GB lagringsplass. Hvis dere bruker iExcel’s link http://db.tt/CtgvFbm så får dere 250 MB ekstra.

Lykke til!

Med vennlig hilsen
Sigurd Renander

iExcel.no

Reply
Lena Andersen says 19. januar 2012

Hei
er det noen regler for at leder i klubben (ikke) kan være revisor i tillegg til leder?

Reply
Sigurd Renander says 19. januar 2012

Det trengs ingen regler for å si at dette ikke går an. Revisor skal være medlemmenes kontrollorgan av forvaltningen. Dvs. at revisor skal kontrollere styret og lederens formuesforvaltning og regnskapene til foreningen. Dette skal revisor gjøre på vegne av medlemmene, og revisor må være uhildet i forhold til de som han skal kontrollere. Bukken skal ikke passe havresekken, for å si det sånn.

Det er vanlig å velge revisor blant menige medlemmer. Uavhengighet i forhold til folk som sitter i styrende posisjoner er et must. God regnskapsforståelse er en fordel. Vedkommende må gjerne ha sittet i styret tidligere, men må være uhildet i forhold til sittende styre. Både revisor og andre må vurdere revisors habilitet hvis det skjer endringer i styresammensetningen eller i personlige forhold. Man kommer langt med sunn fornuft og et våkent øye.

Håper dette var klargjørende 🙂 Takk for spørsmålet!

Med vennlig hilsen
Sigurd Renander
iExcel AS

Reply
Jan Tore says 2. januar 2013

Hei,

Ser det må være to revisorer i et lite idrettslag. Kan kasserer fungere som en av revisorene og tillegg til en som er uavhengig av klubben ? Eller MÅ det være to uavhengige revisorer?

Reply
Sigurd Renander says 2. januar 2013

At det stilles krav til 2 revisorer i et lite idrettslag virker litt merkelig. Det er vel i vedtektene du har kunnet lese dette? Sjekk først om det er 1 revisor som skal velges, og 1 vararevisor (som ikke trer inn før valgte revisor ikke kan utføre jobben sin av en eller annen grunn).

Poenget med revisor er at han skal være medlemmenes kontrollorgan med forvaltningen. Han må være 100% uavhengig i forhold til de som har styreverv og administrative oppgaver, og kan absolutt ikke selv inneha slike posisjoner.

Etter min mening kan verken valgt revisor eller vararevisor (for det året som skal revideres) være kasserer i samme periode.

Mvh.
Sigurd Renander

Reply
Anne Marie says 2. februar 2016

Hei.

Jeg har lastet ned gratisversjonen av iExcel. Vi startet vårt idrettslag 1. juli og har derfor ikke noe å regnskasføre før dette. Excelarket gir meg ikke muligheten til å skrive inn annen dato enn 01.01.15. Går det å få dette endret eller er det fordi jeg bruker gratisversjonen?

Reply
Sigurd Renander says 19. juli 2016

Beklager at du får dette svaret så sent. Spørsmålet ble oversett.

iExcel Gratis Mini-Regnskap er i 4 ulike gratis-versjoner for 2015 slik det vil bli for 2016 etter hvert som de legges ut. Du må velge den som gjelder for riktig kvartal. Når du er i 1. juli må du bruke Q3-versjonen (altså den for 3. kvartal). http://www.iexcelbooks.no

Mvh Sigurd Renander

Reply
Arne Petter Iversen says 24. november 2016

Hei! Er revisor for en båtforening. Har problemer med å få regnskapet fra kasserer. Har purret mange ganger, intet skjer.
Hva gjør jeg; underretter årsmøtet?

Reply
Sigurd Renander says 20. februar 2017

Takk for spørsmålet og beklager så mye at jeg kommer med mitt svar i seneste laget. Men sent svar er bedre enn ingen svar, så her har du mine synspunkter:

Jeg er enig med deg i at du kan underrette årsmøtet, siden dette er det organet du skal rapportere til. Men ikke forhast deg.

Det er trolig bedre for deg å varsle styreleder i første omgang og deretter varsle hele styret i andre omgang hvis heller ikke dette gir deg tilgang til regnskapsrapporter og bilag. Det er slik at regnskapsføringen er styrets ansvar. Det er styret som skal sørge for at det blir rapportert et revidert regnskap til årsmøtet. Og da må du som revisor ha fått tid og anledning til å gjøre jobben din på en forsvarlig måte.

Det er ikke ditt problem eller ansvar om regnskapet skulle utebli. Da avgir du bare en negativ revisjonsberetning hvor du skriver at du ikke har fått noe regnskap til revisjon og ikke kan uttale deg om tallene.

Håper saken har løst seg på en tilfredsstillende måte.

Med vennlig hilsen
Sigurd Renander
statsautorisert revisor

Reply
Add Your Reply